выполняет сигнальную функцию, т.е. регулярно, в очень короткие сроки и возможно более полно оповещать потребителей обо всех опубликованных в мире первичных документах по интересующим их вопросам. Это функциональное свойство указателей послужило причиной отнесения их к так называемой сигнальной информации.
Тему библиографического указателя характеризует круг вопросов, охватываемых библиографической информацией. Этот круг зависит от целевого и читательского назначения, которые образуют единство, определяющее тематический профиль указателя и выбор средств представления информации.
Критерием актуальности темы текущего библиографического указателя является соответствие ее основным направлениям развития данной области науки, производства, культуры. Тема такого указателя бывает обычно запрограммирована в названии серии, выпуска и т.д.
Иное дело рекомендательный библиографический указатель. Тематические границы определяемых им источников достаточно четко очерчены с целью указать конкретную литературу, необходимую данной категории потребителей информации для повышения квалификации, решения производственных задач и т.д.
Назначением ретроспективного библиографического указателя является распространение сведений об источниках информации за какой-л. истекший период времени. По сути он предлагает или, можно сказать, тоже рекомендует потребителю информации определенную литературу. Поэтому по целевому и читательскому назначениям ретроспективный указатель может быть рекомендательным. По этому же признаку среди ретроспективных библиографических указателей выделяют научно-вспомогательные. Их назначение — содействовать научной и производственной деятельности специалистов в соответствии с их профессиональными потребностями как в области теории, так и практики. Указатели данного вида формируют информационно-библиографическую базу для деятельности специалистов в области науки, производства и культуры, аккумулируя сведения о соответствующей литературе. Их тематика весьма разнообразна. Она может охватывать отдельные вопросы, проблемы, направления научно-технического прогресса, развития отрасли, региона и т.д.
Ретроспективные научно-вспомогательные библиографические указатели часто составляют с целью информационного обеспечения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. В этих случаях тематика указателей определяется тематикой соответствующих НИР или ОКР.
Выявление целевого и потребительского назначений, а также оценка тематики относятся к начальному этапу редакторского анализа библиографического издания. Последующая задача – оценка, насколько верно и достаточно полно собранная литература отражает тему указателя, насколько ее отбор соответствует интенсивности и объему потока литературы и информационным потребностям тех читателей, для которых он предназначен.
При подготовке текущего библиографического указателя на первый план выдвигается требование исчерпывающей полноты; важно охватить все относящиеся к теме источники, имеющие теоретическое и практическое значение. Подход к отбору основывается не на оценке каждого отдельного документа, а на необходимости регистрации и учета всей соответствующей научно-технической литературы. Не подлежат библиографированию лишь материалы, не отличающиеся самостоятельной информативностью. При качественном анализе документов, отобранных для ретроспективного библиографического указателя, приходится считаться с тем, что этот вид издания регистрирует материалы за относительно продолжительный промежуток времени, суммируя многое из того, что ранее било опубликовано в текущих библиографических указателях.
При подготовке рекомендательных указателей выбор источников информации для него опирается на свойства потребителя (читателя). Тут важно помнить, какому потребителю (читателю) он адресуется. В соответствии с этим указатель может быть разработан во всех или только в некоторых аспектах, захватывать одну или несколько отраслей знания и т.д. Важными критериями оценки содержания библиографических информационных изданий следует считать также хронологические, типологические, региональные и языковые характеристики включаемой в них литературы.
Хронологический показатель определяется для опубликованных документов временем их выхода в свет, для неопубликованных — временем их регистрации при включении в справочно-информационный фонд или датой подписания (утверждения). При работе над ретроспективным указателем за дальнюю хронологическую границу может быть принято время составления предыдущего указателя на подобную тему. Однако если такой указатель ранее не разрабатывался, то ретроспекцию устанавливают в соответствии с назначением издания, а также с учетом сроков старения информации. Хронологические границы текущих указателей, выходящих регулярно, определяются и промежутками времени между выпусками. Для рекомендательных указателей в основном отбирается литература последних лет. Ближней границей всегда является время составления указателя.
Типологическая граница как признак, по которому формируется указатель, означает, что выбираются источники какого-л. вида литературы (научной, производственно-технической и т.п.), жанра (статьи, патентные описания и др.), опубликованные или неопубликованные, ведомственные, нормативно-производственные и т.п.
Под региональными или территориальными границами отбора понимается место издания (подготовки) библиографических документов.
Необходимым элементом и наиболее краткой формой библиографической записи является библиографическое описание, которое может быть дополнено аннотацией. В библиографических описаниях, употребляемых в информационных изданиях органов НТИ, приводят обязательные и некоторые факультативные элементы. Объем факультативных элементов определяет издающий орган НТИ с учетом назначения библиографического указателя. Форма и последовательность расположения элементов в библиографическом описании устанавливается соответствующими ГОСТами.